士業の士業事務所の書類作成をAIで効率化、月20時間を削減

こんなお悩みがありました

「新しく入った子が作った書類を、結局わたしが全部チェックし直しているんです。それなら自分で作ったほうが早いんじゃないかって思うこともあって…」

佐藤所長は、8名のスタッフを抱える事務所を切り盛りしています。契約書や各種申請書の作成は事務所の日常業務ですが、その負担が年々重くなっていました。

一番の悩みは、若手スタッフが作る書類のミスでした。記載漏れ、日付の間違い、書式の不統一など、月に5件ほどの修正が必要になっていました。なかには、提出先から差し戻されてしまうケースもあったそうです。

「ミスがあると、お客様にご迷惑がかかります。でも、若手を責めたくはない。ちゃんと教える時間がないこちらにも原因がありますから」

経験のある佐藤所長にすべてのチェックが集中し、所長自身の残業も増える一方。このままではスタッフも所長も疲弊してしまう、という状況でした。

書類のひな形はあるものの、案件ごとに内容が異なるため、毎回イチから書き起こすような作業が発生していたのです。

まず、事務所にたまっていた過去の書類データをAIに学習させました。契約書、申請書、届出書など、種類ごとに整理し、「よくあるパターン」をAIが理解できるようにしました。

できあがった仕組みはとてもシンプルです。案件の基本情報（お客様のお名前、内容、日付など）を入力すると、AIが過去の類似案件を参考にして、書類の下書きを自動で作ってくれます。

ただし、AIが作るのはあくまで「下書き」です。最終的には必ず人間が内容を確認します。そのために、確認の手順も整えました。AIが下書きを作り、担当者が確認し、最後に所長が最終チェックをするという3段階の流れです。

AIの下書きには、過去の書類をもとにした正しい書式や表現が反映されているので、若手スタッフでも大きなミスが起きにくくなりました。確認作業も、ゼロから読み込むのではなく、ポイントを絞ってチェックするだけで済みます。

導入後、書類作成にかかる時間は月30時間から10時間に。確認ミスもほぼゼロになりました。

「一番変わったのは、若手スタッフの表情ですね。『自分でもちゃんとした書類が作れる』という自信がついたみたいで。事務所全体の雰囲気が明るくなりました」

佐藤所長も、チェックに追われる日々から解放され、本来の業務であるお客様との相談対応に時間を使えるようになったそうです。