建設業のAIで見積作成を自動化し、3時間→30分に

こんなお悩みがありました

「うちのベテランの田中さんが来年定年なんです。見積のことは全部あの人の頭の中にあって、誰も引き継げていない。正直、田中さんがいなくなったらどうしようかと…」

山田社長がそう話してくれたのが、最初のご相談でした。

創業30年の建設会社。見積書の作成は、長年の経験を持つベテラン社員がひとりで担当していました。材料の単価、工期の計算、過去の類似案件との比較――すべてがその方の経験と勘に頼っていたのです。

見積書を1件作るのに、だいたい3時間。忙しい月には何十件もの見積依頼が重なり、残業は月40時間を超えることもありました。

さらに困っていたのが、手作業によるミスです。数字の入力ミスや計算間違いがたまに起きてしまい、お客様に出した後に「すみません、金額が違いました」と訂正のご連絡をすることも。信頼にも関わる問題でした。

「若い社員に教えたいんだけど、見積ってマニュアルにしづらいんですよ。現場ごとに条件が違うから」

そんな切実なお悩みを抱えていらっしゃいました。

まず最初に取り組んだのは、過去10年分の見積データを整理することでした。紙で保管されていたものも含めて、すべてデータ化しました。

次に、そのデータをもとに「AIが見積書の下書きを自動で作ってくれる仕組み」を構築しました。工事の種類や規模、場所などの基本情報を入力すると、過去の似た案件を参考にして、AIが見積書のたたき台を作ってくれます。

もちろん、最終的な確認と調整は人間が行います。AIが出した下書きを、担当者がチェックして修正するという流れです。

導入にあたっては、ベテランの田中さんにも若手の社員さんにも、使い方を丁寧にお伝えしました。パソコンが得意でない方でも使えるように、操作はできるだけシンプルにしています。

その結果、見積書の作成時間は3時間から30分に短縮。月の残業時間も40時間から10時間まで減りました。なにより、ベテラン社員の知識がデータとして会社に残るようになったことが、山田社長にとって一番の安心材料だったそうです。

「田中さんも『自分の経験が会社の財産になるなら嬉しい』と言ってくれました。AIでこんなに楽になるなら、もっと早く頼めばよかったですね」